Los 9 pasos a seguir para realizar un zoom exitoso

Las videoconferencias tienen desventajas que es importante tener en cuenta antes de realizar una; ya sea una junta de trabajo, un foro abierto al público, una clase o una conferencia con transmisión en vivo en redes sociales o YouTube, tienes que respetar ciertas reglas y flujo de trabajo para que sea todo un éxito.

Las conexiones inestables y los problemas técnicos es un dolor de cabeza durante una video conferencia. La falta de contacto físico, que lleva a la fatiga de los asistentes, implica limitaciones en la interacción, dificultades en la comunicación no verbal y la falta de conexión emocional. Las distracciones en el entorno doméstico tampoco ayudan a la concentración.

Realizar una videoconferencia eficaz con Zoom, por ejemplo, implica tener en cuenta varios aspectos, desde la preparación hasta la ejecución. Aquí tienes algunos consejos para que tus videoconferencias sean exitosas.

Planificación

• Define claramente el objetivo de la videoconferencia para que todos se concentren sobre el tema y no se dispersen en opiniones que no aportan nada.
• Establece una fecha y hora conveniente para todos los participantes.
• Comparte la agenda y los temas a tratar con anticipación.
• Prepara los materiales que se necesitarán, como presentación de diapositivas o videos.

Preparación técnica

• Asegúrate que todos tengan una conexión a internet estable.
• Realiza pruebas previas para familiarizarte con la plataforma y sus diferentes opciones según lo que necesitas.

Configuración de Zoom

• Activa la opción de contraseña para la reunión y habilita la sala de espera para controlar quién ingresa.
• Elija la opción de “Silenciar a todos” al inicio de la reunión para evitar ruidos no deseados.

Presentación

• Transmite en un lugar tranquilo y bien iluminado para la videoconferencia.
• Asegúrate de que tu fondo sea apropiado o utiliza el fondo virtual de Zoom si es necesario.
• Viste de manera adecuada, como lo harías en una reunión presencial.

Comunicación efectiva

• Mira a la cámara para establecer contacto visual con los participantes.
• Habla de forma clara y pausada, evitando hablar demasiado rápido.
• Escucha activamente a los demás participantes y respeta los turnos de habla.

Interacción

• Fomenta la participación de todos los asistentes haciendo preguntas y fomentando el debate.
• Utiliza el chat para compartir ligas o contenidos.
• Incita a levantar la mano de Zoom para gestionar las intervenciones.
• Los pequeños grupos son una excelente manera para realizar tareas específicas.

Uso de contenido visual

• Comparte presentaciones, documentos o videos cuando sea necesario para ilustrar tus puntos.
• La pizarra puede ser un buen recurso para trabajar en equipo, explora las funciones recientes desarrolladas con inteligencia artificial.
• utiliza la función de anotaciones para resaltar información en tiempo real.

Seguridad

• Controla la lista de participantes y elimina a usuarios no deseados si es necesario.
• No compartas información confidencial en el chat de la videoconferencia.

Grabación y seguimiento

• Graba en tu computadora o en la nube la reunión para permitir a los participantes acceder a la grabación después.
• Envía una minuta y las acciones a seguir a todos los participantes.

Jean-Luc Lenoble
https://www.linkedin.com/in/jeanluclenoble